Veja o caso do Santos Futebol Clube. Desde 2005, o time apoia suas operações no software TOTVS. “Tínhamos diversos sistemas diferentes instalados. Cada um para uma determinada função, como folha de pagamento, escrituração fiscal, controle de caixa”, afirma Dell Padron, gerente de tecnologia do Santos. As soluções não eram integradas, os controles eram feitos em planilhas de cálculos e diferentes setores do clube precisavam redigitar os mesmos dados em seus sistemas, como as informações da folha de pagamento. A maior vantagem do software para o Santos foi a integração dos diferentes sistemas. “Isso trouxe uma visão gerencial das finanças do clube que não existia antes”, afirma Padron.
Também em busca desse tipo de visão global, o Corinthians deve concluir a implementação do sistema neste ano. O clube investiu em seu primeiro ERP nos anos 1990, quando o objetivo era centralizar os controles de estoque e os contratos com jogadores e fornecedores. “Na época, não encontramos nada no mercado feito especificamente para clubes e passamos muito tempo customizando uma ferramenta que era usada no ambiente de engenharia”, diz Fabio Petrillo, conselheiro e assessor do departamento financeiro do Corinthians.
Nos últimos oito anos, o clube cresceu muito e com isso aumentou também a necessidade de melhorar os controles. “Saímos em busca de uma ferramenta que nos atendesse plenamente e identificamos a TOTVS, por ter experiência em ERP para clubes”, afirma Petrillo. A migração, feita departamento por departamento, ocorre desde outubro do ano passado.
Para Petrillo, o fato de o sistema ser utilizado por outros clubes é uma enorme vantagem. “Há controles específicos para produtos licenciados, por exemplo. Imagine que até um caderno com o logotipo do Corinthians deve ter contrato de licenciamento e, no sistema antigo, não havia um campo adequado para fazer esse controle”, diz Petrillo. “O software TOTVS já tem módulos para a gestão de contratos de licenciamento e requisição de materiais esportivos. Quando o instrutor pede a compra de 100 bolinhas de tênis, sua solicitação vai para o diretor e depois para o financeiro. Tudo de forma automática e integrada”, afirma.
Outro ponto positivo do sistema, segundo Petrillo, é o fato de as atualizações exigidas pelo governo serem recebidas por todos os usuários. “Antes tínhamos que pedir a atualização do software a cada novidade de ICMS”, diz ele. “Era um trabalho sem fim.”
O sistema oferece ainda todos os dados para a tomada de decisões do presidente e da diretoria de forma assertiva. Para contratar um jogador, por exemplo, é preciso analisar as finanças do clube, saber como está o fluxo de caixa, se o pagamento dos associados está em dia. “Antes do sistema, era preciso extrair informações de várias ferramentas, em planilhas de Excel”, diz Petrillo. “A integração das informações melhora a tomada de decisão, a gestão financeira e a administração do clube”, afirma Emerson Piovezan, diretor financeiro do Corinthians. “Esse foi o benefício mais relevante que o sistema trouxe.”
No Cruzeiro Esporte Clube, o sistema da TOTVS foi implementado no ano 2000. “Em 1999, fechamos uma parceria com o investidor internacionalHicks Muse Tate and Furst, que entrou no Cruzeiro e também no Corinthians”, diz Aristóteles Loredo, diretor de tecnologia da informação do Cruzeiro.“A primeira exigência do fundo foi que o balancete patrimonial do clube estivesse na mesa do presidente até o quinto dia útil do mês. Mas era impossível atender a essa exigência sem um ERP totalmente implementado.”
Hoje, toda a gestão do Cruzeiro está no sistema, do fluxo financeiro, contas a pagar e a receber e projeções orçamentárias até os fundos de caixa de cada uma de suas cinco sedes. “Nosso presidente pode abrir o Business Intelligence e ver qual é a projeção para os próximos 30 ou 60 dias, ou quais são as condições para investimento”, afirma Loredo.
De acordo com Felipe Mello, diretor da TOTVS Consulting, a melhoria da gestão do clube, através do controle sobre receitas e despesas é um dos grandes benefícios do ERP. “Com a tecnologia TOTVS, o clube pode ter uma previsão do fluxo de caixa que leva em conta todas as fontes de receita, desde os contratos de patrocínio com todas as suas variáveis, licenciamentos de produtos, as contribuições dos associados e as receitas de bilheteria dos jogos, por exemplo”, afirma Mello.
Nos gastos, a complexidade é tão grande quanto as receitas, e o ERP pode ser a ferramenta a controlar tantas variáveis, como direito de imagem, direito de arena, além da manutenção patrimonial do clube ou estádio.
“Com o ERP, toda solicitação de compra precisa ser aprovada pela área responsável e também pelo financeiro. É um controle básico para empresas, mas ainda recente no futebol”, afirma Mello. Sem um sistema integrado, o processo pode se tornar caótico, sem previsão ou controle algum sobre os gastos.  
Em março, o Cruzeiro deve dar mais um passo para a modernização da gestão, com a implantação do fluig, plataforma de produtividade e colaboração da TOTVS que unifica a gestão de processos, documentos e identidades. “É uma mudança de conceito que vai facilitar ainda mais a integração de tudo o que temos”, diz Loredo. Sem um sistema de gestão empresarial, o Cruzeiro viveria uma situação complicada para gerir um orçamento de 300 a 400 milhões de reais por ano e ainda se adaptar às constantes mudanças na legislação.
Loredo agora torce para que a utilização de sistemas de gestão se espalhe para outros clubes de futebol do país. “O crescimento de todos é benéfico para o futebol. Somos concorrentes dentro de campo. Fora dele, nos ajudamos”, afirma. Além de Santos, Corinthians e Cruzeiro, os sistemas da TOTVS rodam no Clube Atlético Mineiro, no Internacional e no Sport Club do Recife. 

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